西北工业大学离校系统建设于2013年，累计服务时长10年，截至2022年底总计支撑61594名学生办理离校手续。系统已基本满足学生毕业离校需求，但对于学校更为精细化的管理需求还存在不足之处。本文通过介绍学生离校事务的特点和难点，阐述从技术和管理两个维度解决问题的思路和方法。
西北工业大学
学校正在以更加人性化的服务和完善的管理流程为目标，拓展和优化离校业务应用场景，实现离校系统和实际工作的深度融合；强化数据的交汇、整合和应用，构建可交互的智能离校应用，切实减轻师生负担，优化提升服务效能，为学校学工管理发展和治理提供信息化支撑。
学生离校事务特点与难点
学校离校学生类型复杂，包含本硕博毕业生、结业生，留学生毕业生，非学历硕士毕业生，管理类专业学位硕士毕业生等，每年共计约1.2万人。每种类型的学生离校要求不同，且在3/6/12月大批量离校时，离校流程需要逐一设置。另外，对于中途离校——休学、退学、参军入伍的学生，本科生在网上办事大厅通过学籍异动流程进行办理，2022年累计办理437次。研究生退学由学生提出申请携带纸质离校单到相关单位进行审批盖章。不同离校类型的学生办理途径不同，中途离校学生未在离校系统办理，且本科生和研究生办理方式不同，研究生仍在线下办理，这些造成了学生在实际办理中体验感不佳。
图1 离校学生类型
如图1所示，学生离校事务涉及教务处、研究生院、国际教育学院、学生处、财务处、图书馆、公安处、校医院、信息化处、各学院多个部门，涉及审核环节及数据，包含本科毕业生数据、硕士毕业生数据、留学生毕业数据、导师审核、研究生院四大基金审核、绿色通道及贷款审核、提交就业协议、退宿、学杂费欠费、图书欠书/欠费、提交学位论文、户籍迁移办理、医院欠费、辅导员审核发证。如图2所示，离校事务涉及部门、审核环节众多，管理流程复杂，任何一个环节出现问题都会导致学生离校过程延长。各部门管理员和学院辅导员人员变更频繁，每年都需要逐一进行人工授权，费时费力。各类离校学生数据仍采用Excel表格导入系统，不仅存在数据泄露的安全风险，每次录入数据前还需要先进行数据清洗，过程较为复杂，操作不够便捷。部分学生涉密论文无需上传，此类信息通过线下途径获得，再人工进行特殊处理，容易遗漏，往往是学生无法正常离校反馈后才处理。
图2 离校负责部门及审核环节
原离校系统版本老旧，流程固化，操作系统、浏览器等兼容性已不满足师生使用要求。仅支持pc端办理，不满足当下移动互联的发展需求。统计功能较弱，无法清晰直观地展示各类学生数据，不利于学生管理部门及时获取信息。
系统设计优化
离校系统优化后，如表1，在系统架构、软件设计、数据库设计、接口设计、数据同步等方面采用了目前主流的开发策略。通过采用微服务架构进行系统开发，将系统拆分为多个独立的微服务，每个微服务负责一个特定的功能模块。把业务需求组件化和服务化，能够快速响应学校各类需求。具备可扩展性、容错性和开放性，方便系统升级和维护。提供大量标准接口规范，标准接口采取了AES、DES对称加密算法。规范化第三方集成，保证数据的传递安全性。通过与学校数据资产平台对接，离校系统能够获得学校统一数据平台的数据支持，确保离校相关数据的准确性和完整性。
表1 离校系统优化前后对比
同时，系统增加了移动端服务，师生可随时查、随地查、随时办。改变了传统查询方式，对接学校消息平台，提醒师生离校事项办理情况，实现全过程消息动态提醒。对接学校岗位角色管理，实现分级授权，各部门和学院可在翱翔门户岗位用户组自主设置业务管理员。增加可视化窗口，通过多维度统计展示，按照学生、学院、年份分类统计完成办理人数、办理事项完成率等指标，横向展示全校离校情况，并结合新生录取情况、在校情况，纵向分析学生从入学到毕业的全过程。增加长期未办理离校手续的学生等数据预警功能，定期提醒老师对相关学生进行督促办理。
多部门协同制定离校方案
从2023年初开始，学校深入调研离校事务全流程，挖掘痛点和难点，坚持贯彻以人为本的理念，以学生为服务对象，以信息技术为手段，整合离校事务管理中的业务流、数据流和信息流，通过打通各个管理部门之间的壁垒，实现各部门之间的协同工作。
一是整合毕业离校和中途离校办理渠道，实现学生随时离校、多次离校的需求，全年无感知办理离校手续，提高办事效率，切实提升师生获得感。
二是大幅简化流程审核部门和环节，推动减环节、减证明、减时间，参与审核部门由原来的10个减少到5个，将原先的14个审核环节大幅度减少到5个。将部分必办项改为温馨提醒项，例如户籍迁移、网费退费、上网账号注销等提醒，方便学生了解相关制度。
三是以数据应用带动离校学生数据治理，促进教务系统、研究生系统数据的真实性、准确性、规范性和一致性。推动各业务部门充分认识数据在推动学校治理体系和治理能力现代化当中的基础性、全局性、先导性作用，不断深化数据治理，支撑教育科学决策、精准管理和高效服务。
学校采用数据驱动、分级管理、组件化部署的设计思路，实现离校全过程一体化线上管理，整体上提升效率，细节上凸显便捷。从管理往服务转变，树立以学生为本的理念，通过可持续的信息化服务体系增加用户黏性，为不同角色的用户提供个性化的服务，全方位实现离校服务工作的系统化、科学化、规范化和数据化，真正做到为学生办实事、辅助科学决策。抓住最后一次贴心服务毕业生的机会，让数据多跑路，学生不跑腿。截止2023年3月，研究生毕业离校全部待审核环节21750个，通过数据互联互通手段完成审核14099个，占比64.8%，学生只需要办理剩余的7651个审核环节，平均每个学生再次减少2.8个审核环节，只需要办理2.2个审核环节即可离校，大幅提高了离校工作效率，发挥了信息化在服务教育高质量发展中的重要“工具箱”作用。
来源：《中国教育网络》2023年12月刊
作者：马倩、张文生、黄晓波（西北工业大学信息化建设与管理处）
责编：陈荣
本文链接：http://www.gihot.com/news-8-4306-0.html西北工业大学多部门协同优化离校系统
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